തുറന്നുവരുന്ന പുതിയ സ്ക്രീനിൽ New File വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അതില്‍ INITIATE PAYMENT ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചേർത്ത് നൽകേണ്ടതുണ്ട്.
ORDER NO = ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടും
BANK ACCOUNT NUMBER = നിങ്ങളുടെ കാനറ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പർ അവിടെ പ്രദർശിപ്പിക്കപ്പെടും
PAYEE TYPE = Vendor
TXN NATURE = Expenditure
TXN PURPOSE = Payment
TXN TYPE = New
FIN
YR = 2023 (ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ നിലവിലെ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലെ അതിലെ അവസാന
വർഷം ആണ് അവിടെ ചേർക്കേണ്ടത്. ഉദാഹരണം ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ 2022- 2023
എന്നാണെങ്കിൽ 2023 എന്ന വർഷം ആയിരിക്കണം ഉണ്ടാവേണ്ടത്.)
PROJECT ID : ഒന്നും ചേർക്കേണ്ടതില്ല.
NARRATION : എന്തിനുള്ള പേയ് മെൻറ് ആണോ അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കുറിപ്പ് നൽകുക.
SANCTION No : പ്രധാനാധ്യാപകന്‍റെ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് നമ്പർ നൽകാവുന്നതാണ്.
SANCTION DT: പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കിയ ഡേറ്റും നൽകാം.
പ്രൊസീഡിംഗ്സ് കോപ്പി ആവശ്യമെങ്കിൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്യാം.
തുടർന്ന് ഫയൽ SAVE ചെയ്യുന്നു. File Saved എന്ന മെസ്സേജ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടുകയും ഒരു ഓർഡർ ഐഡി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യും.
അതിനുശേഷം Proceed to Selecting Beneficiary/Vendor എന്നുള്ളതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ തുറന്നു വരുന്ന ജാലകത്തില്‍ വെൻഡർ ഐ .ഡി നല്‍കി FETCH ചെയ്തോ FIND VENDOR മുഖേന ACCOUNT NAME OR NUMBER നല്‍കി SEARCH ചെയ്തോ നമുക്ക് പേയ് മെൻറ് ഫയലിലേക്ക് വെൻഡറെ ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. അല്ലെങ്കില്‍ Main menu >> Payment > Payment File > Add Beneficiary or Vendor എന്ന
രീതിയിലും ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.ഒരു തവണ പേയ് മെന്‍റ് ഫയലിന് ഓര്‍ഡര്‍
നമ്പര്‍ ലഭിച്ചാല്‍ അതേ ഫയല്‍ എഡിറ്റ്‌ ചെയ്യണമെങ്കിലും വെണ്ടറെ
ചെര്‍ക്കണമെങ്കിലും മേല്‍ രീതി തെരഞ്ഞെടുക്കണം.
(NB: ജൂണ്‍,ജൂലൈ മാസങ്ങളില്‍ സ്കൂളിന്‍റെ നൂണ്‍ മീല്‍ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മുഴുവന്‍ തുകയും മാറുന്നതിനു അനുവാദമുള്ളതിനാല്‍ വെണ്ടര്‍ ആയി ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നത് SCHOOL NOON MEAL ACCOUNT (CURRENT) ആണ് )
തുടര്ന്ന് GET Comp ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് COMPONENTS ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ട്.വിദ്യാലയങ്ങള്‍ക്ക് 02-COOKING COST എന്നതാണ് സെലക്ട്‌ ചെയ്യേണ്ടത്.അതിനു ശേഷം PROCEED ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തൊട്ടടുത്ത കളത്തില്‍ പ്രസ്തുത വെണ്ടറിന് അനുവദിച്ച തുക നല്‍കുക.(ജൂണ്‍ മാസത്തില്‍ AEO അംഗീകരിച്ച മുഴുവന്‍ തുകയും) REFRESH LIMIT എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്‌താല്‍ AEO സെറ്റ് ചെയ്ത ലിമിറ്റില്‍ നീക്കിയിരുപ്പ് തുക അറിയാവുന്നതാണ്
LIMIT AVAILBLE എന്നത് DPI യിൽ നിന്നും അതാതു സ്കൂളിന്‍റെ ROLL STRENGTH അനുസരിച്ചുള്ള amount (നിലവില്‍ ജൂൺ, ജൂലൈ മാസങ്ങളിലേക്ക് ) ചാർട്ട് ചെയ്തു നല്‍കിയതിന്‍റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ആണ് എല്ലാസ്കൂളിന്നും ഉപ ജില്ല ഓഫീസില്‍ നിന്നും തുക സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടുള്ളത്.
Deduction ? എന്നിടത്ത് ഒന്നും ചെയ്യേണ്ടതില്ല. വെൻഡറെ ചേര്‍ക്കുകയും അനുവദിക്കപ്പെട്ട തുകയും ചേർത്ത് ADD BENIFICIARY യില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
NB:ഒരു PAYMENT FILE ലേക്ക് ഒന്നിലധികം വെൻഡർമാരെ ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.അതിനായി SELECT VENDOR ല്‍ VENDOR CODE നല്‍കി FETCH ചെയ്ത് വിവരങ്ങള്‍ പരിശോദിക്കുക. GET comp ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് 02-COOKING COST സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് PROCEED ക്ലിക്ക്തു ചെയ്യുക. TOTAL AMOUNT ല്‍ തുക നല്‍കി SAVE ചെയ്യുക.ഇത്തരത്തില്‍ എല്ലാ വെണ്ടറെയും PAYMENT FILE ലേക്ക് ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ് .
ഉദാ:
നല്‍കിയ വിവരങ്ങളില്‍ തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ DELETE ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ഓരോ വെണ്ടര്‍ക്കും നല്‍കേണ്ട തുക രേഖപ്പെടുത്തി സേവ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ Initiate Payment ഫയൽ ബട്ടൺ ഇടതുഭാഗത്തുള്ള ഡ്രോപ്ഡൗൺ നിന്നും പെയ്മെൻറ് തരം BRANCH ADVISE തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
നല്‍കിയ വിവരങ്ങളില്‍ തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ REJECT ചെയ്യാവുന്നതാണ്.Branch Advice തെരഞ്ഞെടുത്ത് Initiate Payment File ബട്ടനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ഡാറ്റ Checker login ലേക്ക് സമർപ്പിക്കപ്പെടും.
2.പെയ്മെൻറ് ഫയലിനെ അംഗീകാരവും പി പി എയുടെ ജനറേഷനും
ഇതിനായി ചെക്കർ ആയി Login ചെയ്യുക. Main Menu >Approve>Payment>Approve Payment എന്ന ക്രമത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ പുതിയ പേജിൽ എത്തും.
അവിടെ അംഗീകരിക്കേണ്ട എൻട്രികളുടെ ലിസ്റ്റില്‍ നിന്നും ORDER NUMBER തെരഞ്ഞെടുത്ത് FETCH ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്ന്ന് വരുന്ന വിശദാംശങ്ങൾ പരിശോധിച്ച ശേഷം എൻട്രി അംഗീകരിക്കുന്നതിന് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.നല്‍കിയ വിവരങ്ങളില്‍ തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ REJECT ചെയ്യാവുന്നതാണ്
